Un trabajador entrega en la oficina de Recursos Humanos un descanso médico firmado por su doctor. El área lo registra, ajusta la planilla y gestiona el subsidio. Hasta ahí, todo correcto. El problema aparece en un detalle que suele pasar inadvertido: ese documento trae impreso un código CIE-10, es decir, el diagnóstico clínico de la persona. Y ese diagnóstico termina, muchas veces, copiado en un correo, en una hoja de cálculo compartida o en el campo de observaciones de la planilla, al alcance de personas que no tienen por qué conocerlo. En el Perú ese dato está protegido por ley, y gestionarlo mal expone tanto a la empresa como al trabajador.
Qué es un descanso médico y el CITT
Un descanso médico es la indicación de un profesional de la salud para que un trabajador suspenda temporalmente sus labores mientras se recupera. Cuando ese descanso lo emite un médico particular o de una clínica, para efectos del subsidio debe canjearse ante EsSalud por un CITT (Certificado de Incapacidad Temporal para el Trabajo), que es el documento oficial que reconoce la incapacidad.
La distinción importa por el dinero: como regla general, los primeros 20 días de incapacidad en el año los asume el empleador, y a partir de allí interviene el subsidio de EsSalud, dentro de los topes que fija la norma. Para gestionar bien la remuneración, la planilla y el reembolso, RR. HH. necesita saber que el trabajador estuvo ausente y por cuánto tiempo. No necesita saber de qué se enfermó.
El código CIE-10 es un dato sensible de salud
El CIE-10 es la Clasificación Internacional de Enfermedades de la Organización Mundial de la Salud. Cada código traduce un diagnóstico a una etiqueta estandarizada; en la práctica, revela una condición de salud concreta de la persona.
La Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales, y su reglamento consideran los datos de salud como datos sensibles. Esa categoría recibe la protección más alta: exige consentimiento expreso, un tratamiento restringido a la finalidad para la que se recogió y medidas de seguridad reforzadas. Es la misma norma que protege, por ejemplo, los datos biométricos que capturan los relojes de asistencia. Un diagnóstico no es información administrativa cualquiera; es el tipo de dato que la ley pide guardar con especial cuidado.
Quién debe ver el diagnóstico y quién solo la ausencia
La regla práctica es el principio de necesidad: cada persona accede solo al dato que su función requiere.
- El personal de salud ocupacional o el médico de la empresa sí puede necesitar el diagnóstico para evaluar aptitud, seguimiento o restricciones laborales.
- Recursos Humanos y las jefaturas necesitan la ausencia, las fechas y el estado del descanso para programar turnos, pagar y tramitar el subsidio, no el diagnóstico.
- El resto de la organización no tiene ninguna razón para acceder al detalle clínico.
Separar "hubo una ausencia justificada" de "este es el diagnóstico" no es un tecnicismo: es la forma concreta de cumplir la ley sin frenar la operación.
El riesgo de exponer diagnósticos en planillas y correos
Los diagnósticos se filtran casi siempre por vías cotidianas, no por un ciberataque:
- Correos que reenvían el descanso escaneado a varias personas del área.
- Hojas de cálculo con una columna de "motivo" donde alguien anota la enfermedad.
- Mensajes entre jefaturas comentando por qué faltó tal persona.
- Campos de observación en la planilla que quedan visibles para cualquiera que la abra.
Cada una de esas prácticas convierte un dato sensible en información de circulación libre. Las consecuencias van desde la discriminación del trabajador —por un embarazo, una condición crónica o de salud mental— hasta procedimientos sancionadores ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales. Y, a diferencia de una multa, la confianza perdida no se recupera fácil. Cuidar estos documentos es parte de cumplir la normativa laboral peruana.
Buenas prácticas para gestionar descansos médicos
- Registrar la ausencia y el periodo por separado del diagnóstico.
- Restringir el acceso al código CIE-10 solo a quien lo necesita por su función.
- Evitar el diagnóstico en correos, chats y hojas compartidas.
- Guardar los documentos clínicos en un repositorio con control de acceso, no en carpetas abiertas.
- Dejar registro de quién consultó qué, para poder demostrar el cuidado del dato.
Cómo lo resuelve SICON
SICON RH gestiona los descansos médicos con una barrera clínica pensada justamente para este problema. El área de Recursos Humanos ve lo que necesita para operar —que la persona está con descanso, el periodo exacto y su efecto en la asistencia y la planilla—, mientras que el código CIE-10 queda reservado y solo es accesible para los perfiles con rol clínico autorizado. Se trata de un control de acceso al dato: el diagnóstico se guarda protegido y no viaja en la ausencia que ve el resto del equipo.
Así, la empresa aplica el principio de necesidad de la Ley 29733 sin complicar el trabajo diario de RR. HH.: la ausencia se procesa con normalidad y el dato sensible se mantiene donde corresponde. Puedes conocer el software de RR. HH. de SICON y, si trabajas en salud, revisar nuestra solución para hospitales y clínicas, donde el manejo de la información clínica del personal es especialmente crítico.
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